< 上一筆

協作業務文件

詢價單、報價單、訂單、形式發票、出貨單、商業發票協作

patisco貿商道 表單管理主要是依據貿易製單需求提供的,可以完全獨立作業不需與客戶或供應商連結即可在公司內部使用,差別在於產品資料都必須自己建立管理。所包含的表單服務有:詢價單(Inquiry)、報價單(Quotation)、訂單(Order)、形式發票(Performa Invoice)、出貨單(Packing List)、商業發票(Commercial Invoice)。除了可以單獨產出與紀錄這些文件外,對於已連結的客戶或供應商亦可進行協作,期間交互協作所產生的文件與資料,就算雙方中斷連結,其歷程都仍會被完整保留下來。


訂單管理

訂單快速、準確地處理,是一家公司業務能力的表現。現今企業產品內容繁雜,人事異動頻繁的情況十分普遍,利用patisco貿商道維護業務能力是最佳的選擇。針對每一張訂單議價、討論,都能與共同使用patisco貿商道的客戶或供應商,在協作平台上進行,所有的歷程都會記錄起來供雙方檢驗。每一次的確認都會用PDF檔案傳送,以留證據避免竄改。


  1. 採購訂單(Purchasing Orders): 客戶身份的用戶可以從供應商型錄中挑選產品,或是自己建立供應商及產品已產生採購訂單。針對每一張訂單議價、討論,都可以與patisco貿商道上的供應商在協作平台上進行,所有的歷程都會記錄起來供雙方檢驗。每一次的確認都會用PDF檔案傳送,以留證據避免竄改。

  2. 銷售訂單(Sales Orders): 供應商身份的用戶可以從客戶端收到銷售訂單。針對每一張訂單議價、討論,都可以與patisco貿商道上的客戶在協作平台上進行,所有的歷程都會記錄起來供雙方檢驗。每一次的確認都會用PDF檔案傳送,以留證據避免竄改。

  3. 形式發票(Performa Invoices):


報價單管理

供應商身份的用戶可以建立客戶及產品資料,或從過往文件中選擇產品提供報價單,並可以與patisco貿商道上的客戶,在協作平台上進行議價、討論,所有的歷程記錄起來供雙方檢驗。曾經報過價的品項都可以在系統中沿用。


詢價單管理

客戶身份的用戶可以建立供應商及產品資料,或從過往文件中選擇產品製作詢價單,並可以與patisco貿商道上的供應商,在協作平台上議價、討論,所有的歷程記錄起來供雙方檢驗。曾經詢過價的品項都可以在系統中沿用。


出貨文件

提供完整無暇的出貨文件是業務單位最重要的職責之一,因為它與最後能否順利跟客戶收到準確、如期、如實的貨款有直接關係。patisco貿商道盡可能提供足夠的彈性供用戶做調整,並避免重複確認與重複輸入的狀況。在進入這個功能第一個映入眼簾的,是正在處理的出貨文件列表,由此可以點選進入,進行尚未完成的出貨文件製作。若是新增一筆出貨需求,系統會自動過濾出尚未出完貨的客戶,在選擇該客戶後會將其等待出貨的形式發票(Performa Invoice)表列。在點選每一筆形式發票時會列出尚未出貨的品項與產品細節,若有需要可以在此做手動調整裝箱尺寸、淨重、毛重、出貨數量、與出貨價格。請注意,若有需要不同版本的商業發票,請不要在此調整價格,系統有提供調整商業發票(Fixed Commercial Invoice)功能以應映這個需求。在勾選包含此次出貨的產品時,最下方會列出此出貨文件所含的形式發票數與產品數。在挑選完畢後按新增,一筆涵蓋所選形式發票與產品的裝箱單就會出現。


  1. 裝箱單(Packing List): 在裝箱單中的運送資訊會根據形式發票列出,請詳述並編輯出貨資訊。每一筆形式發票會在頂端列出,用戶可調整其排列順序。在品項列表中,排序功能也會影響到以下品項排列順序。每一筆品項前面都有預抓的箱號,用戶可自行編輯填入正確箱號,並在最下方按下箱號更新後重整。請注意,系統會根據所提供箱子尺寸與每箱所能容納的單位數預抓箱號,多餘的數量會自動產出一筆尾箱,用戶可以編輯箱子尺寸及靜、毛重。 若是將不同品項填入相同的箱號,系統會判定這些品項都裝在同一箱,此時只有第一筆有編輯箱子尺寸及靜、毛重的功能。若有其他需要可以另增或複製品項,但要注意記得編輯品項內容以符合實際出貨狀況。當刪除品項時,該品項及數量會退回原形式發票中,供下一次出貨使用。

  2. 商業發票(Commercial Invoice): 裝箱單跟商業發票是同時產生的,商業發票的產品表列會跟著裝箱單的順序排列。商業發票會繼承帶入原形式發票中的另增收費與其他資訊,用戶須注意編修以避免重複。若有貨幣變更的需求可以直接換算,不會影響到匯率基礎訂定中既有的模版。若需調整商業發票內容,可以按上方的調整商業發票按鈕,畫面就會切換到調整商業發票畫面。

  3. 調整商業發票(Fixed Commercial Invoice): 調整商業發頁面中主要的編輯項目為價格。使用者可以逐筆修改價格,或著在最底下將整張發票的每一筆品項做一次修改。