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貿易實務-習以為常的荒謬

貿易這行,每天都在忙著:詢價、殺價、報價、改價、確認價格、確認交期、追貨、催貨、出貨、編文件、改文件、核對校正文件、對帳、催款。文件用 Excel 做,重要事項傳 Email,緊急的用 Line 或 Whatsapp。只要一有變更,為了避免節外生枝,根本也懶得搞清楚,趕快處理過去就算了。而應付這些瑣碎繁雜的事就是我們的「貿易的日常」。


沒人覺得荒謬,反而覺得理所當然。公司雖然看起來運作良好,但那只是靠經驗堆起來的穩定幻覺。小公司靠腦袋記,大公司靠人海撐。那些坐了二三十年的國貿阿姨,早就把亂當成日常、把疲勞當成職責。她們不抱怨,也不改革,因為總能撐過去。


可是你仔細想:這些事,其實全是靠人腦在撐。一旦有天那個人(包括老闆)退休、請假、離職,整個部門的記憶就跟著斷電。那些藏在 Line、信箱、Excel、腦袋裡的資訊連結也就一起消失。這,就是我們長年依賴、卻早已失去危機感的現實,更甭提還想用這些破碎的資訊導入AI。

展示與初次曝光

企業通常透過展會、型錄、網站、社群媒體等方式展示產品。內容更新多為人工操作,針對不同市場或客戶版本需重製。

吸引與接觸

展會現場收集名片、E-mail 或透過中介介紹。名單整理與後續追蹤多以 Excel 管理,進度追蹤依個人習慣。

詢價

買方通常以 E-mail 或 WhatsApp 提出詢價,格式不一,常需反覆補資料。

報價

供應商依據詢價手動建立 Excel 或 PDF 報價單,寄送後修改需重寄,版本不易追蹤。

下單(PO/PI)

買方確認後寄送 PO,供應商再手動開 PI。文件比對與核對條件需人工處理。

修改與確認

報價往返多次,版本眾多,常發生誤用舊版本或條件錯誤。

出貨與文件作業

國貿人員根據 PI 手動製作 Packing List 與 Invoice,資訊多重複輸入。

開票與收款追蹤

開票後由財務人員記錄收款,付款狀態多用手工更新。

售後與再採購

業務依個人記錄或客戶印象追蹤回購,缺乏系統化管理。

數據與決策分析

銷售、採購、財務各部門資料分散,整合需人為彙整。

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